Il comunicato stampa è uno strumento fondamentale per qualsiasi organizzazione che voglia promuovere efficacemente le proprie attività e iniziative. Scrivere un buon comunicato stampa non è affatto semplice: richiede capacità di sintesi, chiarezza espositiva e conoscenza delle logiche e del linguaggio giornalistico.
Innanzitutto, è importante comprendere qual è lo scopo di un comunicato stampa: informare i media in modo chiaro, conciso e accattivante su un evento, un prodotto, un servizio o un'altra notizia di interesse giornalistico legata all'organizzazione. L'obiettivo è suscitare l'attenzione dei giornalisti e convincerli a scrivere un articolo sulla base delle informazioni fornite.
Per raggiungere tale scopo, il comunicato stampa deve rispettare alcune regole fondamentali di struttura e stile. In primo luogo, deve contenere nel titolo e nell’occhiello gli elementi chiave della notizia: di cosa si tratta, chi è coinvolto, quando e dove avviene. Il titolo deve essere breve, incisivo e accattivante.
L'attacco, ovvero le prime righe del testo, deve riassumere i fatti principali: rispondere alle canoniche 5 W del giornalismo - Who, What, When, Where, Why. Le informazioni vanno presentate seguendo un ordine logico d'importanza decrescente: dai dati più rilevanti e nuovi a quelli accessori e già noti. Il comunicato deve poi proseguire fornendo tutti i dettagli e le informazioni necessarie a descrivere l'evento o la notizia. È fondamentale mantenere uno stile chiaro, sintetico ed incisivo, con frasi brevi e vocabolario semplice. Le informazioni superflue vanno eliminate per non appesantire il testo.
La lunghezza ideale è di una o due cartelle massimo: troppe informazioni rischiano di confondere e annoiare il giornalista. Meglio includere link a materiali di approfondimento sul sito. Lo stile deve essere il più possibile impersonale e fattuale: il comunicato non è pubblicità autoglorificante ma informazione verificabile da terzi. Per questo è necessario citare numeri, dati, ricerche a supporto di quanto si afferma. Infine il comunicato deve contenere tutti i contatti dell'ufficio stampa o responsabile della comunicazione, per permettere ai giornalisti di chiedere ulteriori dettagli o verifiche.
Un buon comunicato stampa deve quindi saper trovare il giusto equilibrio tra completezza informativa e capacità di sintesi, tra autorevolezza e accessibilità del linguaggio. Solo così può catturare efficacemente l'interesse dei media.
Ma come trasformare questi principi in pratica concreta di scrittura? Ecco alcuni consigli operativi per stendere un comunicato stampa di successo:
- Prima di iniziare a scrivere, raccogli tutte le informazioni necessarie sull'evento o la notizia da comunicare, controllandone l'accuratezza. Prepara una scaletta con i punti essenziali da trattare.
- Formula un titolo breve ed efficace, che catturi subito l'attenzione del lettore. Usa parole chiave incisive.
- Scrivi l'attacco basandoti sulle 5 W: sintetizza in poche righe i fatti principali. Inserisci subito gli elementi di novità e interesse.
- Nelle prime paragrafi, fornisci tutti i dettagli e le informazioni contestuali necessarie a comprendere la notizia. Spiega cause ed effetti.
- Usa frasi brevi, lessico semplice e vocaboli concreti. Preferisci la forma attiva a quella passiva.
- Inserisci citazioni dirette di persone coinvolte per vivacizzare il testo. Alternale alla narrazione in terza persona.
- Suddividi il testo in paragrafi distinti per renderlo più scorrevole e leggibile. Ogni paragrafo deve sviluppare un concetto.
- Elimina ogni informazione superflua che non aggiunge valore alla notizia principale. Il comunicato deve essere essenziale.
- Includi numeri, dati e fatti che diano concretezza e credibilità a quanto affermato. Cita fonti ufficiali.
- Rileggi il testo ed eventualmente riscrivilo per migliorarne fluidità, coerenza e incisività. Verifica che rispetti i principi prima illustrati.
- Controlla che non ci siano errori di ortografia o grammatica. Questi inficerebbero la credibilità del comunicato.
- Invia il comunicato stampa ai contatti media più appropriati, accompagnandolo eventualmente con materiali di approfondimento (foto, video...).
- Dopo la diffusione, monitora la rassegna stampa per verificare eventuali riscontri sulla notizia.
Seguendo queste linee guida e consigli pratici, è possibile creare comunicati stampa incisivi e convincenti, che attirino efficacemente l'interesse dei giornalisti. Si tratta di un'abilità fondamentale per gestire con successo le public relations e le attività di ufficio stampa di un'organizzazione. Ma con la giusta cura per i contenuti e per la forma espositiva, ogni notizia può diventare un'ottima storia da raccontare.