L'ufficio stampa e il portavoce rivestono un ruolo fondamentale all'interno della comunicazione della Pubblica Amministrazione. Si tratta di figure professionali specializzate che hanno il compito di gestire i rapporti tra l'ente pubblico e i media, curando la diffusione delle informazioni verso l'esterno.
Il portavoce, in particolare, rappresenta il volto e la voce dell'amministrazione. Egli ha il delicato compito di veicolare il punto di vista istituzionale su temi di interesse pubblico, interpretando e mediando tra le esigenze dell'ente e quelle dell'opinione pubblica. Deve saper dialogare con i giornalisti, gestendo conferenze stampa ed interviste, sempre mantenendo un atteggiamento professionale e misurato. La credibilità del portavoce è un valore imprescindibile per consolidare un rapporto di fiducia reciproca tra ente pubblico e cittadini.
Accanto alla figura del portavoce si colloca l'ufficio stampa, una struttura organizzativa che ha il compito di pianificare e attuare la comunicazione dell'ente sui media. L'ufficio stampa si occupa di monitorare quotidianamente il panorama dell'informazione, individuando temi di interesse per l'amministrazione. Redige quindi comunicati stampa e organizza conferenze ed eventi per diffondere messaggi e iniziative istituzionali. Cura inoltre la rassegna stampa, selezionando e archiviando gli articoli che riguardano l'operato dell'ente.
L'avvento dei nuovi media e dei social network ha profondamente trasformato il lavoro degli uffici stampa della PA. Oggi non ci si può limitare ai tradizionali comunicati stampa, ma è necessario presidiare attivamente i canali online, dove si forma e si diffonde velocemente l'opinione pubblica. YouTube, Twitter, Facebook sono piattaforme che richiedono competenze specifiche e una presenza costante per gestire con tempestività eventuali polemiche o crisi mediatiche.
La legge 150 del 2000 ha normato per la prima volta in Italia l'attività di informazione e comunicazione nelle amministrazioni pubbliche. La normativa ha sancito il passaggio da una logica propagandistica ad una comunicazione improntata ai principi di trasparenza, efficienza e garanzia del diritto all'informazione dei cittadini. Ogni ente è tenuto ad assicurare il servizio di informazione verso i media con figure professionali adeguate e strutture organizzative definite.
Viene quindi superata la stagione in cui la comunicazione pubblica era affidata esternamente ad agenzie specializzate. Oggi il portavoce e l'ufficio stampa devono essere risorse interne, che conoscono a fondo l'identità e le strategie dell'ente. Si tratta di expert communicator in grado di gestire varie tipologie di pubblico e tematiche complesse.
La legge 150/2000 ha inoltre introdotto il principio di trasparenza come valore fondante della PA. Comunicare non significa più solo promuovere iniziative ed eventi, ma rendere conto in modo chiaro delle attività informative e decisionali dell'amministrazione. Il sito web istituzionale diventa il canale privilegiato per veicolare dati, documenti e delibere. Si afferma il diritto dei cittadini ad una corretta informazione sull'operato dei soggetti pubblici.